6.4 Обработка и обобщение данных путевых и перевозочных документов.
Обработка путевой и перевозочной документации включает в себя проведение коммерческих и расчетных операций за выполненную транспортную работу и итоговых показателей работы автотранспортного средства и водителя за день (смену, рейс).
Обработка путевых листов и транспортных накладных может производиться автоматизированным с применением ЭВМ и ПЭВМ, механизированным и ручным способами.
Наибольшее распространение получила в настоящее время автоматизированная система информационного обеспечения оперативной автотранспортной деятельности хозяйственных структур, позволяющая наряду с расчетными операциями осуществлять комплексное информационное обслуживание всех участников процесса автомобильных перевозок грузов, а также внутренних служб перевозчика (АСУ АТП).
Предпосылками реализации автоматизированной системы документооборота являются соответствующие требованиям этой системы путевые и перевозочные документы, компьютерно-коммуникационные и программные средства, автоматизированные рабочие места участников перевозок грузов (диспетчера, бухгалтера, таксировщика, учетчика горючего и других производственных структур перевозчика, грузоотправителя, грузополучателя и т.д.).
В этом случае все операции по выписке, заполнению путевого листа, обработке транспортных накладных, включая оформление платежных поручений в банк, осуществляются на персональных компьютерах, в памяти которых содержится банк справочно-информационных данных перевозчика и обслуживаемой клиентуры.
Время автоматизированной обработки документов в автотранспортном предприятии составляет 2-3 часа вместо нескольких рабочих дней при ручной обработке. Предъявление платежных поручений в банк и счетов заказчикам за выполненную транспортную работу производится на следующие за рабочим днем сутки.
В результате ускоряется оборачиваемость денежных средств, улучшается финансовое состояние автотранспортного предприятия, клиентуры и качество транспортного обслуживания.
Преимуществом автоматизированной системы является также использование ее в качестве инструмента надежной архивации и хранения документов в базе данных, что для перевозчика делает информационную систему первичного учета более "открытой", т.е. позволяющей накапливать исходную информацию, развивать современный менеджмент, расширять сферу информационного взаимодействия с клиентурой и партнерами по перевозке.
Обработка путевых и перевозочных документов включает в себя расчеты следующих итоговых показателей работы автотранспортного средства и водителя:
время в наряде, исчисляемое с момента выхода автомобиля из гаража на автомобильные дороги общего пользования до его возвращения на предприятие, организацию, в гараж за вычетом времени на обед и отдых (по данным путевого листа);
время простоя, которое складывается из времени простоя под погрузкой-разгрузкой (по данным транспортных накладных), времени простоя на линии по техническим неисправностям автомобиля и прочим эксплуатационным причинам (по данным путевого листа);
время в движении составляет разницу между временем в наряде и временем в простое;
общий пробег (по данным путевого листа), его величина представляет разницу между показателями спидометра при возвращении на предприятие, в гараж и при выезде из гаража;
пробеге грузом, исчисляемый суммированием расстояний перевозки грузов, указанным в транспортных (товарно-транспортных) накладных и других сопроводительных к грузу документов;
пробег без груза составляет разницу между общим пробегом и пробегом с грузом;
фактический расход горючего (по данным путевого листа).
Количество израсходованного автомобилем горючего равно количеству, находящемуся в баке автомобиля в момент выезда на работу, плюс количество горючего, выданного в натуре или в виде талонов, и минус остаток, с которым возвращается автомобиль на предприятие, в гараж. Наряду с фактическим расходом горючего формой путевого листа предусматривается также фиксация расхода горючего по нормам, установленным для отдельных марок автомобилей. Сопоставление фактического расхода горючего с расходом по норме позволяет определить:
размер экономии или перерасхода горючего по каждому автомобилю и водителю и в соответствии с этим производить доплату или удержания из заработной платы;
количество перевезенного груза в тоннах определяется по фактическому весу (масса-брутто) перевезенного груза на основе накладных и других сопроводительных к грузу документов.
Штучные, длинномерные, а также объемные грузы (дрова, лесоматериалы, песок, глина, известь и т.п.) могут быть переведены в весовое выражение путем применения установленных для этой цели переводных коэффициентов; тонно-километры определяются путем умножения количества (массы) перевезенного груза на расстояние перевозки грузов.
Путевая и перевозочная документация является также основанием для определения стоимостных показателей перевозок грузов по результатам работы за день (смену, рейс).
К ним, в частности, относятся:
заработная плата водителя, которая рассчитывается по данным путевого листа и прилагаемых к нему транспортным накладным. Она включает: оплату за количество перевезенного груза, отработанное время, выполненные при перевозке транспортно-экспедиторские операции, прочие работы и услуги, доплату (удержания) за экономию (перерасход) горючего, за качество обслуживания потребителей, штрафы за нарушения условий выполнения задания и другие выплаты и удержания в соответствии с законодательными актами и нормативными положениями, действующими на предприятии;
стоимость выполненной транспортной работы, которая рассчитывается по каждой транспортной накладной. Основными составляющими итоговой стоимости являются стоимость перевозки грузов, доплаты за транспортно-экспедиторские операции, прочие работы и услуги, сумма налогов и сборов.
Из общей стоимости определяется плата, которую должен получить перевозчик от заказчика-плательщика за выполненные перевозки грузов и сопутствующие перевозке транспортно-экспедиторские операции и услуги.
Результат расчетов стоимости транспортной работы фиксируется в соответствующем разделе транспортной накладной и служит основанием для выписки платежного документа заказчику-плательщику.
После обработки путевого листа и транспортных накладных третий экземпляр накладной вместе с платежным поручением направляется заказчику-плательщику, а четвертый экземпляр передается вместе с путевым листом в архив перевозчика.
Обработка информации по данным путевых и перевозочных документов обеспечивает проведение оперативно-технического учета, контроля и анализа деятельности перевозчика, а также составление статистической и бухгалтерской отчетности для органов государственного управления и контроля.